La gestion de projet

par | Juil 25, 2018 | Non classé

L’application Kanboard permet d’organiser un projet grâce à la méthode Kanban.

Elle permet aussi de visualiser le projet sous forme de diagramme de Gantt.

L’application Kanboard permet de gérer des projets qui concernent plusieurs personnes.    

Si vous avez des petits projets personnels vous pouvez utiliser aussi les applications plus simples et rapides à utiliser  http://scrumblr.ca/ ou https://framemo.org/

Documentation sur l’application Kanboard

 

 

1 ) Origine du diagramme de Gantt

 

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Henry Laurence GANTT ( 1861-1919 )

Henry Laurence Gantt fut ingénieur en mécanique et consultant en management (cela regroupe les techniques d’organisation et de gestion de l’entreprise).

Il travailla pour des entreprises aux États Unis et il collabora avec Frederick Winslow Taylor qui mis en place une organisation scientifique du travail.

Le diagramme de planification des taches qu’il a mis au point et qui porte son nom est encore très utilisé aujourd’hui.

2 ) Principe

Voici un exemple simple donc qui ne nécessite pas de diagramme de Gantt pour l’organisation mais permet de mieux comprendre le principe du diagramme de Gantt.

Il s’agit de s’organiser pour réussir un examen écrit dont la durée est 3h.

La limite de 3h est une limite qui ne peut être dépassée, à vous de vous organiser pour que les différentes tâches qui vont se succéder ne puissent pas entraîner de retard.

La date de fin de projet est connue à l’avance, par exemple si vous avez un projet de mariage, vous organisez toutes les tâches de préparation en fonction de cette date, et cette date de fin de projet ne peut pas être repoussée mise à plus tard.
On l’appelle « la date butoir » ou « deadline » en Anglais.

les-taches-exament-3h

Certaines tâches sont obligatoirement antérieures à d’autre, par exemple on ne peut pas recopier au propre si le brouillon n’a pas été fait auparavant.

Certaines tâches peuvent se faire en même temps que d’autre, par exemple surveiller le temps, cela s’appelle un temps masqué (temps d’un travail accompli pendant l’exécution d’un autre travail)

 

Diagramme de Gantt simplifié

 

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Dans un diagramme de GANTT chaque tâche est représentée par une ligne, tandis que les colonnes représentent les heures, jours, semaines ou mois du calendrier selon la durée du projet.

Le temps estimé pour une tâche se représente par une barre horizontale dont l’extrémité gauche est positionnée sur la date prévue de démarrage et l’extrémité droite sur la date prévue de fin de réalisation.

Les tâches peuvent se suivre les une à la suite des autres ou bien être exécutées en parallèle (réalisées en même temps)

Autres fonctions du diagramme de Gantt

diagramme-de-gantt-au-plus-tot-au-plus-tard

Dans un diagramme de gantt

– on peut définir une souplesse c’est à dire choisir des dates au plus tôt et au plus tard pour le début et la fin d’une tâche.

– suivre et vérifier l’avancement d’un projet pour chaque tâches surtout quand différentes personnes s’occupent de différentes tâches

gérer une équipe par exemple mettre plus de personnes pour les tâches qui ont du retard venant des tâches qui ont de l’avance

Exemple de logiciels informatiques pour créer des diagrammes de Gantt

Gantt project

Projectlibre

 

1 ) Origine de la méthode

 

taiichi-ono

 

Taiichi Ōno 1912 – 1990

 

Taiichi Ōno ( 大野 耐一 ) est un ingénieur Japonais qui a mis au point plusieurs méthodes de gestion de production pour les usines automobiles Toyota.

La gestion de production regroupe les techniques qui permettent de produire des objets en séries, le plus rapidement avec la meilleure qualité et au moindre coût.

 

Il a écrit plusieurs livres sur la gestion de la production et il est devenu en fin de carrière vice-président de l’entreprise Toyota.

 

Ses méthodes ont été appliquées avec succès au Japon dans les années 1960 et ensuite dans toute l’industrie mondiale.

 

Maintenant une de ses méthodes, la méthode Kanban ( Kanban est un mot Japonais qui signifie petite fiche cartonnée ou étiquette ) est utilisée ailleurs que dans l’industrie, par exemple pour la gestion des projets informatiques.

Elle peut même aider certaines élèves à s’organiser dans leurs travail.

 

2 ) Les outils pour organiser les tâches selon la méthode kanban

 

Il existe des outils informatiques Kanban qui permettent de planifier simplement et rapidement un projet.

Ces outils permettent aussi d’organiser ses idées en catégories

 

Application informatique http://scrumblr.ca/ La même application en ligne avec des explications https://framemo.org/

 

 

 

Pour les projets importants ( beaucoup de tâches à réaliser par plusieurs personnes )

 

Concernant les projets qui nécessitent une collaboration entre plusieurs personnes avec notification automatique il existe

L’application Trello https://trello.com/

 

Ci-dessous une présentation de l’outil Trello

 

 

Exemple de gestion de projet Trello : Projet de construction de grue permettant de soulever une trousse https://trello.com/b/BbsO8xjn/la-grue-g1

 

 

 

L’application Trello est la plus connue, mais il existe une application Opensource permettant de gérer un projet avec la méthode Kanban ainsi que le visualiser avec le diagramme de Gantt.

Cette application réalisée par un Canadien Frédéric Guillot s’appelle Kanboard

Vous pouvez l’utiliser ici https://framaboard.org/

 

 

Cette application est Opensource, chacun peut l’installer et éventuellement l’améliorer.

Elle a été installée sur le serveur Cloud de Technologie à l’adresse http://kanban.lossendiere.com

 

Documentation sur l’application Kanboard

 

 

 

L’oganisation du travail dans un projet

 

La revue de projet

Une des erreurs classiques c’est de travailler sans s’arrêter en poursuivant son idée jusqu’au bout sans s’occuper de ce que font les voisins et de regarder à la fin si tout fonctionne ( en général cela ne fonctionne pas ). Il faut donc organiser ce qu’on appelle des revues de projet.

La revue de projet c’est une sorte de réunion avec toutes les personnes impliquées dans le projet. C’est l’occasion de faire un bilan complet sur la situation, on va informer et être informé

Habituellement il existe deux cas qui vont déclencher une revue de projet :

  • Si un des membres identifie un problème à résoudre rapidement, alors il peut convoquer le groupe pour en parler.
  • Si on doit passer un jalon. Un jalon est une étape clé qui a été préalablement définie par l’équipe. 

A noter aussi qu’un projet peut évoluer dans le temps. Si on constate un changement de positionnement, on doit alors solliciter le groupe pour faire une revue de projet.

 

Quelles informations doit-on aborder lors de la revue de projet ?

Lors de la revue de projet, on fait un bilan sur la situation.

On pourra par exemple se poser les questions suivantes :

  • Est-on bien dans le planning ? En avance, en retard ?
  • Le travail est-il bien réparti ? Tout le monde sait ce qu’il a à faire ?
  • Y a-t-il des difficultés ? Comment les résoudre ?
  • Peut-on anticiper sur d’éventuels obstacles à venir ? Comment les anticiper ? 

Chaque membre de l’équipe va donc présenter ses résultats. Il y aura ensuite un moment d’échange et enfin un bilan. 

En pratique

Habituellement, vous allez préparer votre revue de projet et la présenter au reste de la classe.

Pour être sûrs de réussir votre revue de projet, il faut la préparer minutieusement en se posant les questions suivantes : 

  • Quels sont les éléments importants à mentionner ?
    Il faut présenter une vision d’ensemble des performances, des coûts, délais et risques de manière honnête.
  • Qu’est ce qui va permettre de réussir les prochaines étapes ( l’organisation, les moyens, ce qu’il manque )
  • Qui va faire la présentation ? (La plus à l’aise à l’oral pour la première revue de projet, les autres pour les suivantes)
  • Combien de temps doit durer la présentation ? 
  • Quelles questions peut-on nous poser ? 

La revue de projet ne doit pas être longue tout en permettant aux personnes y assistant d’avoir une vision globale et complète, ne pas s’attarder sur des détails sauf ci ceux ci peuvent par la suite créer des difficultés, entrainer des risques de retards, coût …

Une revue de projet trop longue, c’est du temps en moins ensuite pour travailler sur le projet.

Si vous avez des éléments concrets déjà réalisés ( maquette en papier ou carton, début de prototype, modélisation ) il faut les présenter.

C’est le responsable de projet qui en fonction de la revue de projet et de l’avis des personnes qui y assiste va prendre une décision pour la suite.

Sa décision va être faite en fonction des changes de réussite selon les critères définis dans le cahier des charges et dans les délais imposés.

Feux vert : accord pour continuer le projet sans restriction, c’est en bonne voie pour réussir.

Feux orange : Accord pour continuer mais uniquement si vous appliquez certaines recommandations dans les délais imposés
                              ce n’est pas mal mais attention, quelques problèmes ont été relevés ! 

Feux rouge : Refus de poursuivre le projet tel qu’il est organisé, vous partez dans la mauvaise direction il faut complètement
                           changer de méthode.

Dans une entreprise, le client peut venir lors des revues de projet les plus importantes. C’est un moment important qu’il ne faut pas rater.

 

Petit exercice sur la gestion de projet (document libreoffice)
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